Privacyverklaring

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze dienstverlening
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

  • het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
  • om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen;
  • voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
  • Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

  1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
  2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
  3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
  4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), het Handelsregister en het Kadaster of daarmee vergelijkbare buitenlandse registers (indien raadpleegbaar).
  5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan waaronder uw pasfoto.
  6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en overige diensten
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt dat wij persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn ten behoeve van de met u overeengekomen dienstverlening, waaronder het verzenden van documenten en facturen van werkzaamheden. Ten behoeve van deze dienstverlening vragen wij met uw toestemming de benodigde gegevens op. Welke gegevens dit zijn, hangt af van de overeengekomen dienst. Deze persoonsgegevens kunnen zijn: uw NAW-gegevens, uw geslacht, uw Burgerservicenummer (BSN) en overige gegevens die op uw identiteitsbewijs staan, uw geboortedatum en geboorteplaats, uw burgerlijke staat, de persoonsgegevens van uw gezins- of familieleden. Soms geldt ook hier een wettelijke verplichting om uw gegevens te controleren, zoals bij het legaliseren van uw handtekening.

Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens kan bijvoorbeeld zijn:

  • Openbare registers, waaronder het Kadaster;
  • Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent;
  • Accountant of andere adviseur in verband met het uitvoeren van een opdracht waarvan u één van de partijen bent;
  • Schenker;
  • Basisregistraties Personen (BRP);
  • Onze opdrachtgever.

Doel gegevensverwerking
Ons kantoor verzamelt of gebruikt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • het uitvoeren van onze juridische dienstverlening, waaronder in ieder geval begrepen advisering, ondersteuning, bijstand in procedures;
  • u in de gelegenheid stellen informatie te plaatsen en uit te wisselen met ons;
  • het contact opnemen met u in het kader van de uitvoering van onze dienstverlening, aanbiedingen en voor servicedoeleinden en om u te informeren over wijzigingen van onze producten en/of diensten;
  • het analyseren, verbeteren, beveiligen en/of onderhouden van onze website(s) en technische systemen;
  • het voldoen aan de op onze rustende wettelijke verplichtingen;
  • het uitvoeren van marktonderzoek en samenstellen van managementinformatie om onze (bedrijfs-)strategie, producten en diensten op af stemmen;
  • het afhandelen van uw sollicitatie of inschrijving voor een recruitment event;
  • het beheren van een register om na te gaan of een nieuwe klant die zich aanmeldt in het verleden niet heeft voldaan aan zijn (betalings)verplichtingen bij ons kantoor;
  • het aanbieden en/of verzenden van onze producten en diensten, en/of andere (gerichte) aanbiedingen en advertenties dan wel het onderhouden van contacten met relaties.

Doorgeven van uw persoonsgegevens
Van Weeghel Doppenberg Kamps Notarissen geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren. Ons kantoor verstrekt, afhankelijk van welke akte wij voor u hebben opgesteld, persoonsgegevens aan de volgende ontvangers: het Kadaster, het Centraal Testamenten Register (CTR), het Centraal Levenstestamentregister (CLTR), banken, de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel en andere registerhouders. Slechts na uw toestemming worden documenten waarin uw gegevens staan vermeld verstrekt aan derden zoals uw makelaar, uw financieel adviseur of uw accountant. Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Daarnaast kan er een gerechtvaardigd belang aanwezig zijn waarom uw gegevens langer worden bewaard. Notariële akten worden eeuwig bewaard. De overige delen van het protocol zoals kaartsystemen worden in digitale vorm bijgehouden. Na digitale vastlegging en archivering worden fysieke stukken vernietigd door een gecertificeerd archiefvernietigingsbedrijf waarbij waarborgen worden verleend in verband met de geheimhoudingsplicht.

Cookies
Van Weeghel Doppenberg Kamps Notarissen gebruikt op haar website www.vwdknotarissen.nl functionele en analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en te optimaliseren. Bij uw eerste bezoek aan onze website wordt u geïnformeerd over deze cookies en vragen wij u toestemming voor het plaatsen ervan.

Beveiliging van uw persoonsgegevens
Ons kantoor neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u van mening bent dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Recht van bezwaar
Als wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking. Niet in alle gevallen hoeven wij aan uw verzoek te voldoen of uw bezwaar te honoreren. Daar kan bijvoorbeeld sprake van zijn indien de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor het voldoen aan een wettelijke verplichting. U kunt uw verzoek of bezwaar schriftelijk (per post of per e-mail) bij ons indienen. Wij zullen er zorg voor dragen zo snel mogelijk schriftelijk (waaronder via e-mail) te reageren op uw verzoek. Indien wij uw verzoek niet honoreren, zullen wij u mededelen waarom wij dat niet doen.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Cameratoezicht
Aan en rond het kantoorpand van Van Weeghel Doppenberg Kamps Notarissen hangen meerdere (zichtbare) camera’s. De aanwezigheid van de camera’s is ter plaatse aangegeven met stickers. De aanwezige camera’s zijn bedoeld om de (sociale) veiligheid van de personen aanwezig in en rondom de voornoemde locatie en de bescherming van gebouwen en eigendommen te verhogen.
De gegevensverwerking die als gevolg daarvan plaatsvindt, is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van Van Weeghel Doppenberg Kamps Notarissen tot beveiliging van personen en goederen. Toegang tot de camerabeelden is enkel mogelijk voor geautoriseerde personen. De camerabeelden worden maximaal 30 dagen bewaard voordat ze automatisch worden gewist, tenzij er een calamiteit heeft plaatsgevonden. In dat geval worden de beelden gewist wanneer ze niet meer nodig zijn in het kader van de calamiteit. Bij een calamiteit kunnen de camerabeelden, binnen de wettelijke kaders, ter beschikking worden gesteld aan politie en justitie ter ondersteuning van een aangifte van een strafbaar feit. De camerabeelden zullen niet met andere derden worden gedeeld, tenzij daar een (wettelijke) verplichting toe bestaat.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Onze contactgegevens:
Naam kantoor: Van Weeghel Doppenberg Kamps Notarissen
Adres: Keppelseweg 1
Postcode / Plaats: 7001 CE Doetinchem
Contactpersoon: Mary Ann Schoppema
E-mailadres: schoppema [at] vwdknotarissen.nl

Klachten
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via info [at] vwdknotarissen.nl. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen privacyverklaring
Deze privacyverklaring dateert van 20 april 2020. Het is niet ondenkbaar dat onze privacyverklaring in de nabije toekomst wordt uitgebreid of gewijzigd. Wij kunnen deze privacyverklaring eenzijdig wijzigen. Indien er substantiële wijzigingen in de privacyverklaring plaatsvinden, dan worden deze op een duidelijke manier op deze pagina gecommuniceerd.

Nieuwsbrief